Stosowanie urządzenia rejestrującego wiąże się z różnymi zasadami i przepisami, których trzeba przestrzegać. I kiedy przedsiębiorca spełnia wszystkie wymogi prawne oraz użytkowe w zakresie obsługi kasy lub drukarki fiskalnej – wydawać by się mogło, że nie ma miejsca na problemy dotyczące ewidencji obrotu. Tymczasem mogą nastąpić okoliczności, które uniemożliwią normalną, dalszą sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych. Ale jest też sposób, aby szybko takiej sytuacji zaradzić. W tym celu właśnie przedsiębiorcy często wdrażają tzw. rezerwową kasę fiskalną. Dlaczego metoda ta, mimo dodatkowych kosztów, zyskała niemało zwolenników?
Kiedy trzeba zatrzymać sprzedaż…
W przypadku niejednego przedsiębiorstwa prowadzenie działalności handlowej lub usługowej na rzecz klientów detalicznych wymaga spełnienia obowiązków, które nakładają funkcjonujące przepisy. Chodzi nie tylko o instalację i fiskalizację urządzenia fiskalnego, ale też m.in. o poprawne rejestrowanie obrotu oraz wystawianie i wydawanie klientom paragonów za każdą zaewidencjonowaną transakcję. Zdarza się jednak, że, mimo przestrzegania reguł wynikających z przepisów, pojawia się problem. Na przykład, w sytuacji, gdy dana kasa lub drukarka fiskalna odmawia posłuszeństwa. Umówmy się – mimo poziomu zaawansowania czy istotnej funkcji, jaką spełniają – wymienione technologie są tylko technologiami. Przydarzają im się usterki i awarie, wywołane czy to niewłaściwym użytkowaniem, czy na skutek czynników zewnętrznych, nieraz pozostających poza wpływem przedsiębiorcy. Nie zmienia to jednak faktu, że gdy takie okoliczności prowadzą do nieprawidłowego funkcjonowania urządzenia rejestrującego – w świetle prawa dalsza sprzedaż towarów lub usług jest niemożliwa. Następuje konieczność interwencji uprawnionego serwisu i zaprzestania pracy do momentu, aż ewidencjonowanie z użyciem urządzenia rejestrującego nie będzie znów możliwe. Bez względu na to, o jak poważną usterkę chodzi oraz ile czasu potrwa pomoc techników – tego typu sytuacje są stresujące, potrafią odbić się na dochodach, a nawet przyczynić się do utraty klientów. Czyli mogą mieć bardziej dalekosiężne konsekwencje.
Czy istnieje rozwiązanie, które jest w stanie uchronić przed nimi przedsiębiorcę. Owszem – coraz częściej podatnicy decydują się nie tylko na zakup głównego urządzenia rejestrującego, ale też dodatkowego, czego już przepisy nie wymagają. Taki model pełni rolę rezerwowej kasy fiskalnej. W sytuacji, gdy dojdzie do awarii pierwszego urządzenia, drugie automatycznie je zastępuje. Taka praktyka jest możliwa i coraz częściej stosowana. W rezultacie, mimo awarii podstawowej technologii sprzedaży, nie ma przestojów w pracy. Rezerwowa kasa rejestrująca odpowiada za ewidencję obrotu do momentu, aż tamten model nie odzyska swoje sprawności.
Rezerwowa kasa fiskalna – tak, ale pod pewnymi warunkami!
Z jednej strony stosowanie zastępczego urządzenia rejestrującego nie jest wymagane przez polskie przepisy, z drugiej – pozwala wydostać się z nagłych, technicznych tarapatów. Ale żeby faktycznie odbyło się to w zgodzie z prawem, należy bezwzględnie pamiętać o istotnych kwestiach. Przede wszystkim – jeśli rezerwowa kasa fiskalna ma funkcjonować tak, jak główne urządzenie, musi podlegać tym samym regułom. Oznacza to nie tylko poprawną fiskalizację przez uprawniony serwis oraz wystawianie i wydawanie klientom paragonów. Przedsiębiorca musi posiadać do zastępczego modelu poprawnie wypełnioną książkę serwisową, zadbać o właściwe emitowanie obowiązkowych raportów (dobowych, miesięcznych), a także poddawać ten model regularnym, wymaganym przeglądom technicznym. W innym wypadku zwyczajnie dojdzie do złamania przepisów.
Nie mniej ważne pozostają kwestie związane z systemem online. Jeśli użytkownik należy do grona przedsiębiorców objętych obowiązkiem stosowania kas i drukarek fiskalnych online – korzystanie przez niego z technologii innego typu (np. z elektroniczną kopią paragonów) również stanie się błędem, mogącym mieć swoje konsekwencje prawne. To samo dotyczy udogodnień, z których może skorzystać przedsiębiorca. Wielu podatników planuje obniżyć koszt zakupu technologii sprzedaży poprzez sięgnięcie po ustawową ulgę. Refundacja z budżetu państwa wynosi maksymalnie 90% wartości urządzenia, jednak nie więcej, niż 700 zł. Z drugiej strony, przedsiębiorca ma szansę zastosować ulgę w przypadku większej liczby modeli niż jeden, jeśli są to jego pierwsze technologie sprzedaży tego typu. Rzecz w tym, że obecnie są nią objęte wyłącznie urządzenia fiskalne online. Zatem jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup modelu starszego typu, nawet do roli rezerwowej kasy fiskalnej – nie będzie w stanie ubiegać się o ustawową ulgę w przypadku takiej technologii.
argumenty niby mają sens ale ja jakoś nie czułem potrzeby wdrażania dodatkowej kasy fiskalnej 😉