Na naszych oczach, za sprawą wejścia nowego systemu fiskalizacji, dokonały się ważne zmiany w urządzeniach rejestrujących. Część przedsiębiorców z konieczności, a część z własnego wyboru decyduje się na kasy oraz drukarki fiskalne online. Te osoby muszą pamiętać o dwóch kwestiach. Pierwsza – pewne podstawowe zasady, jak konieczność przejścia procedury instalacyjnej, nadal pozostają w mocy. Druga – z uwagi na różnice technologiczne, występują pewne zmiany, jeśli chodzi o warunki i formalności związane z wdrażaniem modeli komunikujących się z CRK.
Przepisy odnośnie instalacji dotychczasowych urządzeń fiskalnych
O specyfice instalacji kas i drukarek fiskalnych online – jej różnicach oraz o tym, co pozostało niezmienne – najprościej mówi się w zestawieniu z procedurą dotyczącą dotychczasowych urządzeń rejestrujących, konkretnie tych z elektroniczną kopią paragonów. Tym bardziej jest to zasadne, że jeszcze przez pewien czas przedsiębiorcy będą mogli zgodnie z prawem wdrażać i korzystać z modeli starszego typu. Zatem kluczowym momentem w całym procesie jest nie sam zakup, a fiskalizacja kasy bądź drukarki z modułem kopii elektronicznej. Do tego stopnia, że czynność tę – będącą w rzeczywistości jednokrotnym i nieodwracalnym przełączeniem sposobu funkcjonowania urządzenia z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny – może wykonać tylko i wyłącznie uprawniony do tego serwisant. Po zrealizowaniu wspomnianego działania technologia sprzedaży jest gotowa to prawidłowego ewidencjonowania obrotu oraz wystawiania paragonów dla klientów. Od tej chwili też wszystkie działania, wykonywane z udziałem tej kasy lub drukarki rejestrującej, są trwale zapisywane w pamięci fiskalnej. Natomiast samo zafiskalizowanie urządzenia nie równa się dopełnieniu wszelkich formalności, związanych z procedurą instalacyjną. O tym fakcie przedsiębiorca musi powiadomić właściwy Urząd Skarbowy – za pomocą pisemnego zgłoszenia poinstalacyjnego, sporządzonego zgodnie ze wzorem (załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących) oraz dostarczonego, pocztą bądź osobiście, w terminie nie przekraczającym 7 dni od wykonania wspomnianej operacji. W odpowiedzi na ten dokument podatnik otrzyma numer ewidencyjny jego kasy lub drukarki fiskalnej, potwierdzający dodanie tego modelu do rejestru US. Numer ewidencyjny trzeba trwale nanieść na obudowę urządzenia oraz umieścić w przypisanej do niego książce serwisowej.
Na czym polega obecna instalacja urządzeń fiskalnych online?
W odniesieniu do wyżej opisanych kwestii, trzeba przede wszystkim powiedzieć, że w procesie wdrażania kas i drukarek rejestrujących online pewne kroki pozostają niezmienne i równie ważne. Tak samo do prawidłowego funkcjonowania urządzenia – oraz późniejszego, zgodnego z prawem użytkowania go – niezbędna okaże się fiskalizacja. Tak samo stanowi ona tu działanie jednorazowe, nieodwracalne i podjąć się go może wyłącznie uprawniony serwis. A co zatem się zmienia? Pierwsza i w zasadzie kluczowa różnica dotyczy warunków, w jakich przebiega instalacja kas i drukarek fiskalnych online. Jak wiemy, są to technologie sprzedaży, które przez internet transmitują niezbędne dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). To połączenie musi nastąpić już na samym początku, w momencie uruchamiania urządzenia w trybie fiskalnym. Dlatego podczas instalacji takiej kasy lub drukarki przedsiębiorca musi zapewnić dostęp do sieci (przewodowy lub bezprzewodowy, w zależności od infrastruktury dostępnej w firmie oraz rozwiązań, jakie oferuje nabyty, wdrażany model). Bez tego nawiązanie internetowego połączenia z CRK – a tym samym i fiskalizacja, i prawidłowa instalacja urządzenia rejestrującego – nie powiedzie się.
Inne różnice, jakie występują w opisywanym procesie – w zestawieniu z procedurą wdrażania modeli z elektroniczną kopią paragonów – praktyczne stanowią udogodnienia dla podatnika. Natychmiastowe połączenie kasy lub drukarki online z CRK wiąże się z automatyzacją szeregu operacji, takich jak wpisanie urządzenia do rejestru, nadanie indywidualnego harmonogramu transmisji danych czy przyznanie numeru ewidencyjnego. Mówiąc ogólnie: kwestia pojawienia się i wdrażania nowej technologii sprzedaży, jej fiskalizacji itp. są „rozpoznawane przez system” od razu. Skutkuje to chociażby brakiem konieczności dostarczania dodatkowych dokumentów do Urzędu Skarbowego w wyznaczonych terminach. Nie trzeba też czekać na odpowiedź ze strony US (choćby w sprawie numeru ewidencyjnego). Da się powiedzieć, że takie formalności zostały w istotnym stopniu uproszczone i ograniczone do minimum.
akurat byłem jedną z osób zobligowanych do wcześniejszej instalacji kasy fiskalnej online (wymiany starego urządzenia) i faktycznie, muszę przyznać, że dało się odczuć wygodniejszy przebieg całej procedury