Co trzeba wiedzieć o kopii paragonów fiskalnych?

Codzienne użytkowanie kasy fiskalnej wiąże się z różnymi obowiązkami. Podstawowym wymogiem jest tutaj oczywiście wystawianie oraz wydawanie paragonów. Nie można jednak zapomnieć o tym, że również inne czynności są ważne, np. przechowywanie kopii wspomnianych przed chwilą wydruków. Na czym konkretnie polega ten obowiązek? O jakich szczegółach z nim związanych trzeba pamiętać?

Jak długo i w jaki sposób?

Podkreślmy raz jeszcze: podatnik musi przechowywać kopię każdego paragonu fiskalnego, który został wystawiony i wydany klientowi. Z obowiązkiem tym wiążą się jednak 2 istotne zagadnienia – czas oraz forma gromadzenia dokumentów. W pierwszym przypadku, warto się odwołać do funkcjonujących przepisów. Zgodnie z prawem, kopię paragonu należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dokument został wystawiony. W drugim, trzeba podkreślić, że aktualnie dostępne są 2 sposoby archiwizowania danych – tradycyjny (papierowy) oraz elektroniczny (na karcie pamięci SD lub microSD). Dodatkowo, technologia gromadzenia danych jest ściśle związana z wyborem kasy lub drukarki rejestrującej.

Kopia paragonów w formie cyfrowej

Jak działają kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonów? W bardzo prosty sposób – automatycznie zapisują dane dotyczące sprzedaży, wykorzystując do tego specjalny moduł oraz kartę pamięci. Obowiązkiem użytkownika takiego urządzenia jest m.in. nadzorowanie prawidłowego i terminowego przekazu informacji do archiwizowania. Niemniej, dzięki temu, że cała procedura odbywa się automatycznie, wspomniane kasy są wyjątkowo wygodne i praktyczne w użytkowaniu. Co więcej, pozwalają one na łatwe wykonanie backupu dokumentacji (wystarczy ją umieścić na innym nośniku lub dysku twardym komputera) oraz zapewniają zmniejszenie kosztów eksploatacji (urządzenie korzysta z 1 rolki papieru termicznego, a nie z 2).

Przechowywanie papierowej dokumentacji

Urządzenia z papierową kopią paragonów to tradycyjne rozwiązanie technologiczne, które znacznie dłużej funkcjonuje na polskim rynku fiskalnym. Działanie tych modeli również nie jest skomplikowane – po prostu zadrukowują one drugą rolkę. Niemniej, sama procedura przechowywania danych wygląda zupełnie inaczej, niż w przypadku technologii elektronicznej. Właściciel urządzenia tradycyjnego musi bowiem składować papierowe rolki w sterylnych warunkach. Najlepiej przeznaczyć do tego miejsce, które jest suche, chłodne i niedostępne dla działania światła dziennego. Dbałość o wydruki ma bardzo duże znaczenie, gdyż kopia paragonów, niezależnie od formy archiwizowania, powinna być czytelna.

Nie ulega wątpliwości, że kasy z kopią elektroniczną są znacznie praktyczniejsze w użyciu. Przedsiębiorca będzie się jednak musiał liczyć z tym, że za urządzenie tego typu zapłaci nieco więcej – modele oferujące archiwizację papierową są zazwyczaj tańsze.