Gdy porusza się kwestię wymagań dla przedsiębiorców korzystających z urządzeń rejestrujących, zazwyczaj wymienia się – oprócz, rzecz jasna, wydawania klientom fiskalnych dowodów sprzedaży – archiwizowanie kopii paragonów, wykonywanie stosownych raportów czy też właściwe przechowywanie książki serwisowej. A jest przecież jeszcze jeden, bardzo ważny wymóg, który dotyczy każdego podatnika będącego w podobnej sytuacji. O jaki konkretnie chodzi? O obowiązkowe przeglądy techniczne.
Każdy przedsiębiorca, prowadzący sprzedaż towarów i usług na rzecz klientów indywidualnych oraz stosujący w tym celu urządzenie fiskalne, jest zobowiązany do zgłaszania go na przegląd techniczny nie rzadziej, niż co 2 lata. Dlaczego kontrola kas i drukarek rejestrujących jest tak ważna, że została ujęta w przepisach? I co konkretnie kryje się za terminem „przegląd techniczny”?
Technologie użytkowe jedyne w swoim rodzaju
Co wyróżnia kasy i drukarki fiskalne spośród wielu innych urządzeń? Przede wszystkim fakt, że wiąże się z nimi duża odpowiedzialność prawna. Od ich prawidłowego funkcjonowania zależy bowiem poprawna ewidencja obrotu.
Przeglądy techniczne mają zatem służyć maksymalnemu, jak to tylko możliwe, wyeliminowaniu czynników zewnętrznych, które mogłyby negatywnie wpłynąć na ważną dla Urzędu Skarbowego dokumentację. Dlatego, jeśli urządzenie rejestrujące sprzedaż jest sprawne – wszelkie błędy w ewidencji często rozpatrywane są jako powstałe w wyniku nieodpowiednich działań przedsiębiorcy (nie licząc oczywiście nagłych usterek i awarii, które zawsze mogą się przydarzyć).
Co więcej, przeglądy techniczne jednocześnie też chronią interesy podatnika – w końcu, jeśli dana kasa lub drukarka nie funkcjonuje jak należy, to po prostu nie może pracować. Sprzedaż musi być zatrzymana, co potrafi nieraz oznaczać przykre straty finansowe.
Co się dzieje z naszym urządzeniem fiskalnym?
Zazwyczaj jest tak, że za opiekę serwisową naszego urządzenia fiskalnego odpowiada firma, u której również zostało ono zakupione. Co się dzieje, gdy reprezentujący ją serwisant przejmuje naszą kasę lub drukarkę?
Przede wszystkim sprawdza stan modułu fiskalnego i pamięci fiskalnej, a także ogólną kondycję obudowy urządzenia, włącznie z zamontowanymi plombami (sprawdza, czy ich jakość jest zgodna z wpisami w książce serwisowej; plomba chroni wnętrze, do którego podatnik pod żadnym pozorem nie może mieć dostępu – naruszone plomby mogą oznaczać, zarówno dla serwisu, jak i organów skarbowych, bardzo niepokojący sygnał, że chyba „majstrowaliśmy” przy naszym urządzeniu fiskalnym). Ponadto, weryfikuje działanie poszczególnych programów, ocenia pracę mechanizmu drukującego, wyświetlaczy itp.
Co się dzieje po przeglądzie technicznym?
Po przeprowadzonej kontroli serwisant jest zobowiązany sporządzić w książce serwisowej odpowiednią notatkę. Wpis ma zawierać ogólne wyniki przeglądu oraz, jeśli są, ewentualne sugestie pokontrolne. Na koniec musi wystawić dokument poświadczający wykonanie tej procedury, który zostaje finalnie wpięty do książki. Potwierdzenie to stanowi ważną informację dla Urzędu Skarbowego podczas niezapowiedzianej kontroli czy też dla serwisanta, przy kolejnych interwencjach.
A to ciekawe, w sumie tak się daje na przegląd swoje urządzenie, ale faktycznie, nigdy nie zagłębiłem się w temat, co się z tym urządzeniem konkretnie dziej 😀