Nie ma znaczenia, jaką branżę i działalność reprezentujemy. Nieważne też, czy zdecydujemy się na kasę, czy też na drukarkę fiskalną oraz jakie rozwiązania ten model będzie posiadał. Jeśli jesteśmy zobligowani do wdrożenia tego rodzaju technologii sprzedaży, musimy odpowiednio przejść ustaloną w przepisach procedurę rejestracyjną i instalacyjną. To konieczny warunek, który trzeba spełnić, by zgodnie z prawem prowadzić ewidencję obrotu. A na czym konkretnie te wymogi formalne polegają?
Można powiedzieć, że urządzenia fiskalne mają szczególny status, określony prawnie. To obowiązujące przepisy nakazują stosowania kas i drukarek rejestrujących w różnych działalnościach handlowych i usługowych. To przepisy określają, jakie standardy mają spełniać tego typu technologie, aby zostały dopuszczone do sprzedaży i użytku. I wreszcie to przepisy regulują kwestię procedury instalacyjnej, którą musi przejść każde urządzenie rejestrujące. Bez rejestracji kasy czy drukarki oraz poprawnego przejścia całego procesu nie będzie możliwe wykorzystywanie jej do zgodnego z prawem ewidencjonowania obrotu. Jak zatem ogólnie wygląda wspomniana procedura?
Niezbędna informacja dla Urzędu Skarbowego
W zasadzie pierwszym krokiem jest tzw. zgłoszenie przedinstalacyjne. Chodzi o pisemne powiadomienie właściwego Urzędu Skarbowego o zamiarze przystąpienia do obowiązkowej ewidencji obrotu. Wspomniany dokument musi zbierać takie informacje, jak nazwa czy też imię i nazwisko podatnika, jego NIP, liczbę urządzeń fiskalnych do rejestracji oraz adres miejsca, w którym zostaną one wdrożone i gdzie będą one pracowały. Oczywiście, w piśmie musi się znaleźć również termin samej instalacji. Takie zgłoszenie przedinstalacyjne możemy dostarczyć na kilka sposobów: osobiście lub listownie. Ważne jest jednak, aby wpłynęło ono do Urzędu Skarbowego nie później niż 1 dzień przed terminem rozpoczęcia ewidencji obrotu.
Kluczowa czynność względem urządzenia rejestracyjnego
W dalszym toku procedury instalacyjnej musi się odbyć fiskalizacja. To niezmiernie ważny etap – można powiedzieć że kluczowy z punktu widzenia możliwości późniejszego, zgodnego z prawem ewidencjonowania obrotu. Najogólniej rzecz biorąc, to działanie polega na przestawieniu sposobu funkcjonowania kasy bądź drukarki rejestrującej z trybu szkoleniowego (pozwalającego na swobodną naukę obsługi urządzenia, bez żadnych konsekwencji) na tryb fiskalny. Po wykonaniu tej operacji wszystkie czynności przeprowadzone na wspomnianej technologii są w niej trwale zapisywane i tworzą dokumentację z ewidencji obrotu. Wtedy też następuje możliwość rozpoczęcia pracy z kasą lub drukarką rejestrującą oraz wystawiania paragonów dla klientów. Należy dodać, że fiskalizacja to działanie jednorazowe i nieodwracalne, a w dodatku może się go podjąć jedynie uprawniony serwisant!
Końcowe etapy rejestracji urządzenia fiskalnego
Po wdrożeniu urządzenia rejestrującego i wykonaniu fiskalizacji trzeba o tym fakcie poinformować Urząd Skarbowy, za sprawą tzw. zgłoszenia poinstalacyjnego. Tym razem jednak pismo musi być dostarczone nie później, niż 7 dni od zrealizowania tych działań – bez względu na to, czy zrobimy to osobiście, czy drogą pocztową. W odpowiedzi na dokument podatnik otrzymuje numer ewidencyjny, potwierdzający dołączenie danego urządzenia fiskalnego do katalogów US. Ten sam numer należy umieścić na obudowie danej kasy lub drukarki rejestrującej, trwale i w widocznym miejscu. Można powiedzieć, że w kiedy się już to uczyni, procedura dobiega końca.
Kilka słów o dodatkowych korzyściach i przyszłych zmianach
Warto zadbać o poprawne dopełnienie wszelkich formalności, związanych z rejestracją urządzenia fiskalnego. Nie tylko dlatego, że pozwala to na zgodne z prawem ewidencjonowanie obrotu. Ten fakt dodatkowo umożliwia skorzystanie z ustawowej ulgi, związanej z zakupem pierwszej kasy bądź drukarki fiskalnej. Dzięki niej istnieje szansa na otrzymanie zwrotu części wydanej kwoty – nawet do 90% wartości urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł. Inna sprawa, że przepisy te mogą ulec zmianie w wyniku nowych regulacji prawnych i stopniowego wdrażania nowego systemu fiskalizacji. W przyszłości prawdopodobnie ulga będzie przysługiwała w przypadku zakupu kasy online czy też wymiany dawnej technologii na nową, łączącą się internetowo z Centralnym Repozytorium. Z drugiej strony, pewne etapy rejestracji urządzenia mogą ulec uproszczeniu. Przykładowo, pewne zgłoszenia do Urzędu Skarbowego przestaną obowiązywać, gdyż uzyska on potrzebne informacje właśnie w trybie online.
no i wszystko jasno i pieknie wytlumaczone dzieki 🙂