Jak należy postępować z paragonami zawierającymi błędy?

Ewidencjonowanie obrotu w zasadniczej mierze opiera się na sporządzaniu i przechowywaniu dokumentacji potwierdzającej zgodne z przepisami rejestrowanie sprzedaży i odprowadzanie należnych podatków. Oczywiste jest więc, że we wspomnianej dokumentacji wszystko musi się zgadzać. Istotną rolę w tym zakresie odgrywają choćby obowiązkowe paragony fiskalne, wystawiane dla klientów przy każdej transakcji, zrealizowanej z udziałem urządzenia rejestrującego. Co zatem należy uczynić, gdy na takim wydruku znajdzie się pomyłka?

Paragon fiskalny – jeden z najważniejszych elementów ewidencji obrotu

Z racji swojej powszedniości, wielu klientom paragony często wydają się koniecznymi, ale zarazem zbędnymi papierkami. Nierzadko nawet nie zostają zabrane po skończonej transakcji. Jednak bez względu na stosunek nabywców do tych wydruków, przedsiębiorca nie może sobie pozwolić na niewydanie wspomnianego dokumentu. I tu przechodzimy tego, jak ważny w istocie jest paragon fiskalny. To formalny dokument, potwierdzający zgodne z przepisami zrealizowanie transakcji i odprowadzenie należnych podatków. Zresztą, równie istotny bywa także dla samych klientów. Wystarczy choćby wspomnieć, że zwykle posiadanie takiego „zbędnego papierka” to warunek dochodzenia swoich praw konsumenckich, czy to w przypadku zwrotu produktu, czy np. reklamacji usług.

Pomyłka na paragonie – co zrobić w takiej sytuacji?

Mając na uwadze, że mówimy o bardzo ważnym dokumencie i podstawowych obowiązkach przedsiębiorcy pracującego z urządzeniem fiskalnym, oczywiste staje się, że taki paragon nie może zawierać błędów. Co nie oznacza, że w ogóle nie może do niego dojść. Urządzenie rejestrujące samo w sobie nie drukuje bowiem paragonów. Za wprowadzane dane przy użyciu tego typu technologii odpowiada użytkownik, zatem to od niego zależy, co się finalnie znajdzie na dokumencie. A osoba obsługująca kasę fiskalną, jak zresztą każda inna, nie jest nieomylna. W rezultacie nierzadko się zdarza, że na paragonie znajdzie się błąd. To jeszcze nie jest problem, o ile podejmie się odpowiednie kroki. Dlaczego odpowiednie? Ponieważ ze względu na swoją specyfikę i charakter pracy (uregulowane przepisami prawnymi) urządzenia rejestrujące nie pozwalają na wykasowanie czy nawet poprawienie raz wystawionego paragonu. Informacje o nim są trwale zapisywane w pamięci fiskalnej danej kasy bądź drukarki.

Dlatego przepisy mówią o konieczności prowadzenia osobnej, dodatkowej ewidencji, uwzględniającej takie sytuacje. Chodzi o prowadzenie dokumentacji z wpisami, opisującymi każdy przypadek wydruku błędnego paragonu. Wszystkie notatki muszą zawierać odpowiednie informacje, m.in. o okolicznościach, w jakich doszło do pomyłki, kwotach związanych ze zrealizowaniem transakcji, a także o wynikającej z tego tytułu kwocie podatku należnego VAT. Przy każdym wpisie nie może też zabraknąć fiskalnego dowodu sprzedaży, zawierającego opisany błąd. I jak nietrudno się domyślić – paragon z pomyłką musi być natychmiastowo zastąpiony poprawnym, wydanym klientowi dokumentem.

Nierzadko obowiązujące przepisy nakreślają również dokładniejsze zasady przechowywania dokumentacji, np. kopii paragonów, raportów dobowych lub miesięcznych czy też książki serwisowej. Jednak w tym przypadku ustawodawca stwarza pewien zakres swobody i dowolności. Oznacza to, że przedsiębiorca sam wybiera sposób, w jaki będzie gromadził wpisy zaliczające się do ewidencji błędnie wystawionych paragonów. A w tym celu może użyć choćby zeszytu, teczki bądź segregatora.