Jakie obowiązki towarzyszą stosowaniu kasy fiskalnej?

Wielu przedsiębiorców pamięta o tym, że ich obowiązkiem jest każdorazowe wydawanie klientom paragonów fiskalnych. Ale to nie jedyna czynność, która towarzyszy prowadzeniu sprzedaży przy zastosowaniu kasy lub drukarki rejestrującej. Warto przypomnieć, że podatnik powinien także archiwizować kopię paragonów fiskalnych, wykonywać raporty dobowe i miesięczne, przechowywać poprawnie wypełnioną książkę serwisową oraz zgłaszać swoje urządzenie do przeglądu technicznego nie rzadziej niż co dwa lata.

Raporty dobowe oraz miesięczne

Jednym z podstawowych obowiązków, który wynika z używania kasy rejestrującej, jest wykonywanie raportów fiskalnych – dobowych i miesięcznych. Dokumenty tego typu zawierają dane dotyczące wysokości obrotu i kwot podatku za dany dzień lub wskazany okres. Jak sama nazwa wskazuje, raport dobowy trzeba wykonywać praktycznie codziennie. A konkretnie – każdego dnia, w którym prowadzony był handel i wystawiano paragony fiskalne. Co w sytuacji, gdy zapomnimy o zrealizowaniu takiego zestawienia? Raport dobowy można również wykonać następnego dnia, najpóźniej jednak przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji z nową datą.

Zestawienie miesięczne trzeba realizować zdecydowanie rzadziej, niż opisany przed chwilą raport dobowy. Nie oznacza to oczywiście, że jest mniej ważne i można o nim zapomnieć. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca powinien wykonać raport miesięczny po zakończeniu miesiąca, w którym prowadzony był handel i wystawiano paragony, a najpóźniej do 25. dnia kolejnego miesiąca.

Przechowywanie kopii paragonów fiskalnych

Kolejną czynnością, która należy do obowiązków podatnika, jest przechowywanie kopii wystawionych paragonów fiskalnych. W dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mogą to robić na 2 sposoby – w formie papierowej (tradycyjnej) lub elektronicznej. „Metoda” gromadzenia danych zależy od konkretnego modelu kasy bądź drukarki rejestrującej. W praktyce oznacza to, że zakup urządzenia jest jednocześnie decyzją dotyczącą sposobu przechowywania tej dokumentacji. Warto jednak podkreślić, że niezależnie od podjętego wyboru, kopię paragonu fiskalnego trzeba archiwizować przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony.

Poprawnie wypełniona książka serwisowa

Kopia paragonów fiskalnych nie jest jedyną dokumentacją, którą trzeba przechowywać. Przez cały okres użytkowania kasy rejestrującej podatnik powinien również posiadać jej książkę serwisową. Dodatkowo, dokumentacja tego typu musi zawierać poprawne informacje o urządzeniu, producencie lub importerze, serwisie, pełne dane rejestrowe przedsiębiorcy oraz numer ewidencyjny nadany przez Urząd Skarbowy. Dlaczego jest to tak istotne? Po pierwsze, książkę trzeba udostępniać serwisantowi podczas wykonywania wszelkiego rodzaju interwencji, np. przeglądu technicznego. Po drugie, w czasie kontroli przedstawiciele US często sprawdzają właśnie tę dokumentację. Zarówno to, czy podatnik w ogóle posiada książkę serwisową, jak i czy jest ona prawidłowo wypełniona.

Przegląd techniczny co 2 lata lub częściej

Teoretycznie jest to obowiązek, który nie występuje zbyt często przy stosowaniu kasy fiskalnej. Przepisy wymagają bowiem od podatnika, żeby zgłaszał swoje urządzenie do przeglądów technicznych nie rzadziej niż co 2 lata. Nic nie stoi oczywiście na przeszkodzie, aby robić to częściej, np. raz na 12 miesięcy. Podczas przeglądu technicznego sprawdzana są m.in. poprawność naliczania podatków, przejrzystość wystawianych dokumentów, czytelność wyświetlaczy, działanie akumulatora czy też ogólny stan obudowy. W związku z tym, przeprowadzenie takiej kontroli zawsze jest gwarancją tego, że urządzenie działa prawidłowo i pozwala na rejestrowanie obrotu.